Implantation d'une GMAO

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Implanter une GMAO est un travail long, prenant, qui demande une certaine méthode pour gérer le projet de façon efficace et l'adapter au moins aux besoins du service maintenance. Certains points ne doivent pas être négligés, nous allons les détailler dans la suite.

Les étapes de l'implantation d'une GMAO

L'implantation d'une GMAO doit être menée de façon méthodique. Sans décrire l’ensemble du processus d’installation, voici quelques éléments importants à respecter :

- La définition des besoins : c'est la partie la plus importante car c'est celle-ci qui fixe les bases de la suite du projet. Il s'agit de cerner l'ensemble des besoins de la GMAO afin de définir un périmètre adapté au service maintenance concerné. Les services maintenance auront des priorités différentes et adaptées à l'activité de l'entreprise. Pour se faire, il est important d’impliquer tous les acteurs de la maintenance.

- La création d'une hiérarchie "équipements" : l'objectif d'une GMAO passe par le renseignement correct d'une base de données et d'un historique sur les équipements de l'entreprise. C'est pourquoi, la hiérarchie des équipements va être prépondérante pour le bon renseignement de ces données. Cela passe par la définition du périmètre "équipement", puis par les niveaux de hiérarchie renseignés dans la base. Par exemple, est-il réellement utile d'établir une hiérarchie à 5 ou 6 niveaux qui risque d’embrouiller les utilisateurs ? Certes cela permettrait d'avoir des données plus précises, mais la lourdeur qui en découle se montrera très certainement comme un frein auprès des techniciens dont le rôle est d'enrichir ces bases de données.

- La création de listes de référence : Toutes les données renseignées dans l’application doivent être uniformisées au sein de l’entreprise. Cela doit passer par la définition de l’ensemble des termes qui vont être mis dans la base de données. On définira par exemple des notions telles que « Pièce d’entretien sur équipement », « Pièce de réparation sur équipement », « Lubrifiant »…Mais il faudra également créer une base de données « fournisseurs », une base de données « Personnel », une base de données « Normes d’entretien »…

- La formation du personnel de maintenance : Quoi de plus frustrant que d'avoir un outil performant, dans lequel l'entreprise à mis de l'argent et qui n'est pas exploité à sa juste valeur du fait d'un manque de formation du personnel qui l'utilise ? En effet, la formation est un pilier dans l'utilisation de la GMAO et doit être un point bien distinct du projet d'implantation. Un manuel d'utilisation mis sur le réseau de l'entreprise sera utile, mais une formation de base, dans laquelle est expliquée l'utilisation, mais également l'intérêt que chacun peut en tirer de l'application doit fait partie intégrante du projet.

Penser "Processus Métier"

Un point essentiel dans la définition et l'implantation d'une GMAO est d'adapter l'application au métier du service maintenance de l'entreprise. Quoi de plus inutile que d'avoir une clé de 11 lorsqu'on a besoin d'une clé de 15 ? C'est pourquoi, avant de se lancer dans l'installation pratique de la GMAO, il est indispensable de se poser les bonnes questions afin de ne pas définir un système d'information non adapté (et par conséquent, qui ne sera pas utilisé, ou dans le moins pire des cas, mal utilisé). Trop souvent, la GMAO en entreprise offre des possibilités mal exploitées par le personnel concerné, ce qui se traduit, d'une part par un gâchis économique, et d'autre part une certaine réticence des utilisateurs face à un outils qui est sensé leur rendre le travail plus facile.

Impliquer l'ensemble des acteurs de la maintenance

Pour éviter cette erreur d'adaptation de la GMAO et la rendre la plus fonctionnelle possible, il faut alors prendre l'avis de l'ensemble des personnes concernées : on appellera par personnes concernées les acteurs et utilisateurs de la GMAO, du technicien de maintenance au directeur technique, en passant par les superviseurs maintenance. Chacun attend des fonctionnalités différentes de l'application :

- Pour le technicien, ça sera par exemple une base de données des pannes récurrentes, un ensemble de référence de pièces associées à un équipement...
- Pour le superviseurs, ça sera par exemple le suivi des indicateurs de maintenance afin de voir si ses équipes sont performantes.
- Pour le directeur technique, l'utilisation sera par exemple dans l'établissement des budgets d'entretien, des prévisions d'investissements...

La mise en place d’une GMAO est un projet collaboratif, dans lequel doit s’impliquer l’ensemble du service maintenance de façon à mutualiser les idées et points de vue dans le but d’optimiser le rôle fonctionnel de l’application. Le plus souvent, cette tâche est pilotée par un responsable interne à l’entreprise, faisant appelle à un cabinet de conseils dont le but est d’apporter sa vision extérieure et son expertise "SI" pour la bonne installation du progiciel.

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